Il proprietario deve compilare l’apposito modulo Ministeriale in triplice copia in cui riportare i propri dati, quelli dell'inquilino o dell’acquirente e quelli dell'immobile. Nel caso in cui la proprietà è di una società, devono essere indicati gli estremi della persona fisica che la rappresentano (Amministratore, Presidente, Legale rappresentante).
Occorre quindi ricordarsi di chiedere al subentrante copia del documento di identità valido con relativo numero e data di rilascio (basta fare la fotocopia fronte retro della carta d'identità).
La legge stabilisce infatti che l’identità del cessionario deve essere obbligatoriamente accertata dal cedente (al fine di compilare con i relativi dati anagrafici il modulo), mediante l’esame di un documento di identità. Non sono ammesse altre modalità, neppure l’eventuale conoscenza personale.
In caso di cittadini extracomunitari, occorre presentare il premesso di soggiorno ed il documento d'identità in originale ai fini del controllo degli stessi.